அலுவலக வேலைகளை இலகுபடுத்திக்கொள்ள பல்வேறு ஊடக முறைகள், செயலிகள் மற்றும் வலையமைப்பு செயலிகள் போன்றன தற்காலத்தில் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டதுடன் அதன் மூலம் உங்களின் வேலைகள் மேலும் இலகுபடுத்தப்பட்டும் இருப்பதனை அறிந்துகொள்ள முடிகின்றது.
உதாரணமாக சமூக வலைத்தளங்களும் FACEBOOK WORKPLACE , GOOGLE HANGOUT, SLACK, போன்ற செயலிகளும், TRELLO உள்ளிட்ட வலையமைப்பு வலைத்தளங்களும் உங்கள் பனியின் சுமையை குறைத்துக்கொள்ளவும், நீங்கள் அலுவலகத்திற்கு வராமல் கூட வேலைகளை செய்யவும், வேலைகள் பற்றிய முன்னறிவிப்பு, மேம்படுத்தல்கள் போன்றவற்றை செய்துகொள்ளவும் உதவியாக இருக்கின்றது.
அலுவலக சூழலை வீடுகளில் வைத்து மேற்கொண்ட போதிலும் சில நிறுவனங்களை தவிர பல்வேறு துறை சார்ந்த பல முன்னணி நிறுவனங்கள் இந்த வீட்டு சூழல் சார்ந்த அலுவலக முறைமையில் தோல்வியினையே கண்டுள்ளன. என்னதான் நீங்கள் இருக்கும் இடத்திலேயே உங்களின் அலுவலக வேலையினை செய்துகொள்ள முடியும் என்ற நிலை வந்துவிட்ட போதிலும் அதற்கான வினைத்திறன் வெளியீடானது எதிர்மறையான போக்கினையே காட்டுவது அறியப்படுகின்றது.
எவ்வாறாயினும் அலுவலக சூழல் சார்ந்த இடங்களில் காணப்படும் படைப்பாற்றல், மற்றும் உற்பத்தி திறன் என்பன சாதாரண வீட்டு மற்றும் வெளியிட சூழல்களுக்கு ஒத்துப்போவது இல்லை. மாறாக இவ்வகை காரணிகள் குறிப்பிட்ட அலுவலக நிர்வாகத்தினருக்கான ஒரு பெரிய சவாலாகவே அமைந்துவிடுகிறது.
உங்களின் அலுவலக சூழலினை உற்பத்தி திறன்மிக்க, சிறந்த அலுவலகமாக மாற்றிக்கொள்ள இங்கு சில எளிய வழிமுறைகள் குறிப்பிடப்படுகின்றன . இதனை பின்பற்றுவதன்மூலம் உங்களின் அலுவலக சூழல் சிறந்த விளைத்திறன் பெற்றுக்கொடுக்கும் இடமாக மாற்றமடையும் என்பதில் ஐயமில்லை.
1. குழுக்களாக வேலைகளை செய்வது.
நீங்கள் வேலைசெய்யும் நிறுவனத்தில் பல்வேறுபட்ட வேலைப்பிரிவுகள் காணப்படும். நிதி, திட்டமிடல், சந்தைப்படுத்தல் என பல்வேறு முறைமைகளின் கீழ் பல்வேறு விதமான வேலையாட்கள் பணிபுரிவதை காணக்கூடியதாக இருக்கும். இவ்வாறு அனைத்து செயற்பாடுகளும் தனித்தனியே குழுக்களாக பிரித்து, அவற்றுக்கான பணியிடங்களும் பிரித்து வேலைகளை செய்யும்போது குறிப்பிட்ட வேலை தொடர்பான சிறந்த பெறுபேற்றினை வெளிக்காட்ட முடியும். அதாவது பிற வேலைகளின் தலையீடு இன்றி உங்களுக்கு தரப்பட்ட குறிப்பிட்ட வேலையில் நீங்கள் கவனத்தை முழுவதுமாக செலுத்திட இவ்வாறு உங்கள் குழுவுக்கான தனியான இடத்தினை வேறுபடுத்தி அமைத்து வேலையை செய்வதன் மூலம் சிறந்த பயனை பெற முடியும் என ஆய்வு ஒன்றின் பொது இனம்காணப்பட்டு இருப்பதாக அறியமுடிகின்றது.
2. இடைவேளைகளை குறைத்துக்கொள்ளுங்கள்
பணிக்கு மத்தியில் இடைவேளை எடுப்பது முக்கியம்தான் ஆயினும் நீங்கள் எடுக்கும் இடைவெளியே உங்கள் தொழிலை பாதிக்கும் அளவில் இருக்க கூடாது. பொதுவாக அலுவலகங்களில் இளைப்பாறும் இடம், அல்லது உணவருந்தும் இடங்கள் மிகவும் குறைந்தளவிலேயே காணப்பட இதுவும் ஒரு காரணம் ஆகும். நேரத்தினை வீண் விரயம் செய்வதன் மூலம் உங்கள் வேலையின் திறன் குறைவடையும். பணிபுரியும் இடங்களில் இடைவேளை பெரும் அளவு குறைக்கப்பட்டு இருப்பதனை காணக்கூடியதாக உள்ளது.
3. ஆலோசனை கூட்டங்கள் (meeting) தொடர்பான முன்னேற்பாடும், விடயங்களும்.
நீங்கள் செய்யப்போகும் ஒவ்வொரு பணிக்கு நடுவிலும், அது ஆரம்பிக்க முதலிலும் சரியான திட்டமிடல் பற்றிய கலந்தாலோசனை கூட்டத்தினை ஏற்பாடு செய்து அது தொடர்பான கருத்துக்களை பெற்றுக்கொள்வது அவசியம் ஆகும். திட்டமிடலின் போது பெறப்படும் ஆலோசனைகள் நீங்கள் செய்யப்போகும் வேலையை இலகுவாகவும் , வினைத்திறன் உடையதாகவும் மாற்றியமைக்க உதவிடும்.
அவ்வாறே நீங்கள் ஆலோசனை கூட்டம் நிறைவடைந்த பின்னர் குறிப்பிட்ட கூட்டத்தில் மேற்கொண்ட திட்டமிடல், மற்றும் பெறப்பட்ட ஆலோசனைகள் குறித்து கண்டிப்பாக பதிவுசெய்து வைத்திருக்க வேண்டியது அவசியம் ஆகும். குறிப்பிட்ட கால எல்லைக்குள் நீங்கள் முன்வைத்த திட்டம் செயற்படுத்தப்பட்டதா? அல்லது பின்தங்கி உள்ளதா?, முன்வைத்த யோசனைகளை சரியாக செய்யப்பட்டதா? போன்ற பல்வேறு விடயங்களை ஆராயும் போது உங்கள் வேலையின் சுமை குறைவடைவதுடன் வினைத்திறம்மிக்க படைப்பாற்றலை மேற்கொள்ள இந்த முறைகள் உதவுகின்றது.
4. அலுவலக புறசூழலை மேம்படுத்துங்கள்.
உங்கள் அலுவலகத்தின் புறசூழலை அவ்வப்போது மாற்றும் பட்சத்தில் வேலை தொடர்பான நல்ல பலாபலன்களை பெற்றுக்கொள்ள முடியும். அதாவது உங்கள் அலுவலக சூழலின் ஒளி, ஒலி , நிறம் , பதாகைகள் அறிவிப்பு சுவரொட்டிகள் போன்றவற்றை அவ்வப்போது மா���்றிக்கொண்டு இருப்பது உங்கள் வேலை சூழலை படைப்பாற்றல் கொண்ட இடமாக மாற்றலாம்
வெப்பநிலை :
உங்கள் பணியிட உற்பத்தித்திறனுக்கான உகந்த வெப்பநிலை 70 மற்றும் 73 டிகிரிகளுக்கு இடையில் இருக்கும் என்று பெரும்பாலான வல்லுனர்கள் ஆய்வுகளின் மூலம் குறிப்பிட்டுள்ளதாக அறியப்படுகின்றது.இதற்கு உகந்தாற்போல மின் விசிறிகள், வெப்பமேற்றல் கருவிகள் போன்றவற்றை உங்கள் அலுவலகத்தில் சரியாக பொருத்திக்கொள்ளுவது சிறப்பானது ஆகும்.
ஒளி:
தொழிலாளர்களின் சுகாதாரத்த்தினையும், உற்பத்தி திறனையும் மேம்படுத்த சூரிய ஒளி முக்கியத்துவம் பெறுகின்றது.இதன் காரணமாக சூரிய ஒளிக்கு நிகரான ஒளியினை தரக்கூடிய மின்குமிழ்களை பயன்படுத்துவது சிறந்த���ு. அதிகமாக கணினியில் வேலைகளை செய்யும்போது கண் சம்பந்தப்பட்ட பிரச்சினைகள் தோன்றுவதற்கு சூழலின் ஒளியும் ஒரு காரணமாக உள்ளது.
ஒலி :
தொடர்ந்து அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் போது பணியாளர்கள் சோர்ந்துவிடாமலும் சலிப்படையாமலும் இருக்க சத்தங்கள், இசைகள் யன்படுத்தப்படுவது காணக்கூடியதாக உள்ளது. இது வேலைசெய்ப்பவர்களின் மனநிலையினை உற்சாகப்படுத்தும் வகையில் அமைந்துள்ளதாக ஆய்வுத்தகவல்கள் அறியத்தருகின்றன. குறைந்த சத்தத்துடனான இனிய இசை ஒளிக்கப்படும்போது மனசோர்வு நிலை நீங்கி புத்துணர்வு நிலை தோன்றுகின்றதாகவும், இதன் காரணமாக செயல்திறம் மிக்க படைப்புக்களை செய்யவும் முடிகின்றது எனவும் அறியப்படுகின்றது.
வாசனை:
வாசனை எங்கள் மனநிலை மற்றும் ஆற்றல் மட்டங்களில் ஒரு வியத்தகு விளைவை ஏற்படுத்தும். சிறந்த நறுமணம்மிக்க வாசனை திரவியங்களை நுகரும்போது ஒரு உற்சாக நிலை தோன்றுவதுடன் சிறந்த விளைதிறன்மிக்க விடயங்களை தொழிலாளர்கள் செய்தும் இருப்பதனை ஆய்வின் மூலம் கண்டறிந்து உள்ளனர்.எனவே வாசனை திரவியங்களை அலுவலக அறையில் பொருத்துவதன் மூலம் வேலையில் மேம்பட்ட விளைவுகளை பெறலாம் .
5. வெளியே வந்து சிந்தியுங்கள்.
பல பிரபலமிக்க நிறுவனங்களின் முன்னேற்றத்திற்கான காரணங்களை ஆராயும்போது அவர்கள் நிறுவனத்தில் பிரயோகித்த பல வெற்றிகரமான யோசனைகளை அலுவலக சூழலை விட்டு வெளியே வந்த பிறகே கலந்தலோசிக்கப்பட்டு பெறப்பட்டதாக குறிப்பிடுகின்றனர். "வாக் அண்ட் டாக்"(Walk and Talk) எனப்படும் முறையானது அலுவலக சூழலின் வெளியே வந்து சக ஊழியர்களுடன் இயல்பான முறையில் பேசி பெறப்படும் சில யோசனைகளை பணியிடங்கள் வெற்றிக்கு வழி அமைத்தும் இருப்பதாக சில ஆய்வுகளில் அறியப்படுகின்றது.
உங்கள் பணியிட அமைப்புகள் மற்றும் சுற்றுச்சூழலுக்கான சிறிய புதுப்பிப்புகள், பணியாளர் திருப்தி மற்றும் உற்பத்தித்திறனை உயர்த்துவதின் மூலம் நீண்ட காலத்திற்கான இலாபகரமான செயல்திறன் மிக்க ஒரு அலுவலக சூழலினை ஏற்படுத்திக்கொள்ள முடியும். அவ்வாறே இதன் மூலம் உற்பத்தி திறனின் அதிகரிப்பு உள்ளிட்ட இலாபகரமான விடயங்களை உங்கள் நிறுவனத்திற்கு பெற்றுக்கொடுப்பதை நீங்கள் உறுதிசெய்து கொள்ளலாம்.
